Zakres szkolenia Comarch KSeF a potrzeby zespołu

Jak ustalić, które zagadnienia związane z fakturami powinny znaleźć się w szkoleniu Comarch KSeF? Pomocny jest obraz codziennych zadań: kto pracuje z dokumentami, jak dzielone są obowiązki i jak wygląda ich obsługa w firmie. Przy ustalaniu zakresu liczy się też dotychczasowy sposób pracy oraz różny poziom znajomości programu wśród uczestników. Zestawienie tych informacji ułatwia określenie potrzeb zespołu i omówienie zakresu spotkania z prowadzącym.

Tematy szkolenia dopasowane do zadań

Przed rozmową o szkoleniu można uporządkować czynności wykonywane przez osoby zajmujące się fakturami. Innego wsparcia mogą potrzebować pracownicy wystawiający dokumenty, a innego osoby, które je przeglądają lub przekazują dalej. Przydatne będzie również ustalenie, które etapy sprawiają uczestnikom najwięcej pytań i czy mają podobne doświadczenie w obsłudze programu.

Szkolenie Comarch KSeF może uwzględniać zagadnienia wynikające z takiego podziału pracy. W rozmowie o jego zakresie pomocna będzie krótka lista obszarów do omówienia:

• Wystawianie faktur,
• Przeglądanie dokumentów,
• Przekazywanie informacji między pracownikami,
• Ćwiczenia na przykładowych dokumentach.

Przykłady dokumentów mogą nawiązywać do sytuacji znanych uczestnikom, dzięki czemu łatwiej odnieść omawiane czynności do codziennych obowiązków. Ćwiczenia pomagają też uporządkować kolejność działań i wspólny sposób pracy z dokumentacją. Przy planowaniu zakresu spotkania można uwzględnić zarówno osoby początkujące, jak i te, które znają już podstawowe funkcje programu.

Czytaj także: Jak zaplanować montaż urządzeń dźwigowych w firmie

Codzienna praca w programie ERP

Comarch ERP Optima jest częścią szerszego obrazu pracy firmy, w której dokumenty sprzedaży przechodzą przez kilka osób lub działów. Opisanie sposobu korzystania z programu pomaga prowadzącemu poznać kontekst szkolenia: od wprowadzania danych kontrahentów, przez obsługę sprzedaży, po codzienne wyszukiwanie dokumentów.

Ważny jest również podział obowiązków między biurem a księgowością. Jeśli wiadomo, kto przygotowuje dokument, kto uzupełnia informacje i kto później z niego korzysta, łatwiej połączyć temat szkolenia z rzeczywistym obiegiem pracy. Taki opis wskazuje, które czynności warto omówić wspólnie, a które dotyczą tylko wybranych stanowisk. Ułatwia też uwzględnienie różnic między rutyną biurową a zadaniami związanymi z księgowaniem.

Potrzeby magazynu w szerszym kontekście

Obok faktur w firmie funkcjonują zadania magazynowe, które dotyczą przepływu towarów. Oprogramowanie WMS odnosi się do tego obszaru, dlatego opis pracy magazynu może pomóc przedstawić prowadzącemu szerszy kontekst używanych systemów. Przydatne będzie wskazanie, jak przebiegają przyjęcia towaru, rozmieszczanie produktów, kompletowanie zamówień i wydania.

Opis tych czynności pokazuje, gdzie praca magazynu styka się z dokumentami obsługiwanymi w innych częściach firmy. Można uwzględnić, jakie informacje są potrzebne przy przekazaniu zamówienia do realizacji oraz które osoby uczestniczą w kolejnych etapach. Dzięki temu rozmowa o szkoleniu obejmuje nie tylko samą obsługę faktur, lecz także sposób, w jaki zadania różnych zespołów łączą się w codziennej pracy.